top of page
  • kaisatk

Käyttäjähallinta ja kouluttajakäyttäjän työkalut

Verkko-oppimisympäristön valintakriteerit, osa 1


Tämä blogiteksti on jaettu useampaan osaan, jotta jaksat lukea sen. Osa 2 löytyy täältä ja osa 3 täältä (linkit aukeavat uuteen välilehteen).


Annoin jokin aika sitten avoimeen käyttöön laatimani verkko-oppimisympäristön ominaisuuslistaus -kyselylomakkeen (lomakkeen löydät tästä - aukeaa uuteen välilehteen). Lomakkeessa on useita eri kategorioita ja paljon ominaisuuksia ja ajattelin, että nämä voisi olla hyvä käydä läpi yksi kerrallaan.


Tämän kyselylomakkeen listauksen avulla on mahdollista arvioida nimenomaan verkko-oppimisympäristöjä (LMS). Ohjelmistot, joiden tarkoituksena on vain tuottaa verkkokursseja (eLearning authoring tools, verkko-oppimisen sisällöntuotantotyökalut) ovat asia erikseen ja niiden valintaan on omat kriteeristönsä. Samoin asia erikseen ovat puhtaasti verkko-oppimisen sisältöjen jakamiseen ja käyttäjähallintaan keskittyvät "perinteiset" LMS:t, joilla ei ole tarkoituskaan verkkokursseja rakentaa, vaan joihin sisältö rakennetaan aina jollakin erillisellä ohjelmistolla.


Ennen kuin siirrytään varsinaiseen otsikkoaiheeseen, haluan nostaa esille tärkeän asian


Huomioithan, että verkkokurssialustan valinnassa kannattaa aina, siis ihan aina, aluksi tehdä tarvekartoitus.

  • Mitä meillä tarvitaan?

  • Mitä pitää pystyä tekemään?

  • Ketkä ohjelmistoa käyttävät?

  • Millaiset tarpeet käyttäjillä on?

Esimerkiksi yllä olevien kysymysten avulla voit selvittää, millaiselle ohjelmistolle juuri teidän organisaatiossa tai sinulla henkilökohtaisesti on tarvetta. Tämä minun listani on hyvin laaja ja sisältää niin sanotusti melkein kaikki herkut, eikä sovellu sellaisenaan käyttöösi - ellet sitten nimenomaan halua ja tarvitse verkko-oppimisympäristöä, joka todella sisältää tämän kaiken.


Olen itse huomannut sekä tässä että muissa yhteyksissä, että kun mietitään mitä tahansa aihetta, laajaa alkutilannetta on helpompaa kaventaa kuin kapeaa alkutilannetta laventaa. Tarkoitan tällä sitä, että laajalta listalta on helpompaa poimia olennaisimmat ja jättää muut "nice to have" -tyyppiselle toivomuslistalle, kuin yrittää alkaa laajentaa alun perin hyvin kapeaa listaa, jota on ehkä jo hyödynnetty johonkin. Kapeaa listaa käyttämällä on ehkä jo päädytty omassa ajattelussa niin sanotusti laatikon sisäpuolelle ja joskus niitä laatikon reunoja on vaikea enää ylittää - tai edes nähdä.
 

Verkko-oppimisympäristöjen ominaisuuskategoriat ja ominaisuudet


Omassa listauksessani erillisiä kategorioita ovat

  • käyttäjähallinta

  • kouluttajakäyttäjän työkalut

  • oppimisanalytiikka

  • kurssien sisältövaihtoehdot

  • vuorovaikutteiset elementit

  • oppijakokemus

  • integraatiot

  • saavutettavuus

  • suomalainen käyttäjätuki

  • verkkokauppaintegraatio ja verkkokauppaan liittyvät yksityiskohdat

  • kokonaiskäyttäjämäärä ja kouluttajakäyttäjien määrä


Minulla on omassa käytössäni muutamia eri variaatioita tästä samasta listauksesta. Muissa lomakkeissa omia kategorioitaan ovat esimerkiksi "integraatiot ja teknologiat", "yksityisyydensuoja ja GDPR", "tietoturva", "IPR-oikeudet", "käyttäjähallinta ja rekisteröinti", "hallinnointi" ja "oppijan tukeminen". Tähän kaikille avoimeen versioon poimin mielestäni tärkeimpiä kategorioita, tosin toki tietoturva-asiat ja GDPR kuuluisivat ihan jokaiseen listaukseen.


Kategoria: käyttäjähallinta


Käyttäjähallinta tarkoittaa mitä tahansa oppijoihin ja muihin käyttäjiin liittyvää toiminnallisuutta. Omalla listallani käyttäjähallinta sisältää:

  • käyttäjien tuonnin

  • SSO-mahdollisuuden

  • manuaalisen käyttäjien lisäämisen

  • taustatietojen lisäämisen käyttäjille

  • käyttäjähallinnan mainittuihin taustatietoihin perustuen

  • kurssikategoriat

  • useat käyttäjätasot erillisillä käyttöoikeuksilla

  • viestien lähettämisen käyttäjille ohjelmiston kautta

  • osaamisten automaattisen päivittymisen käyttäjille koulutuksen suorittamisen jälkeen

Kun käyttäjien tuonti on automatisoidusti mahdollista joko käyttäen excel- tai csv-listoja tai HR-järjestelmäintegraatiota, ohjelmiston hallinnoijan tai kouluttajakäyttäjän elämä helpottuu. Tällöin jokaista oppijaa ei ole tarpeen manuaalisesti näpytellä ohjelmiston käyttäjäksi. Kun puhutaan vaikkapa useista kymmenistä tai sadoista oppijoista, työkuorma on jo valtava, mikäli työ pitää tehdä käsityönä. Manuaalinen käyttäjien lisäys on kuitenkin listalla myös, sillä joskus on tarpeen päästä lisäämään yksittäisiä käyttäjiä ihan vain syöttämällä heidän tietonsa ohjelmistoon. Lisäksi käyttäjän mahdollisuus jonkin SSO:n avulla luoda käyttäjätili ohjelmistoon on todella pidetty ja käytetty ominaisuus.


Taustatietojen lisääminen käyttäjille tarkoittaa esimerkiksi tiimin, osaston, työtehtävän, roolin tai muun vastaavan tiedon lisäämistä käyttäjän taustatietoihin. Tämä on tosi hyödyllinen ominaisuus erityisesti, jos tätä taustatietoa voi käyttää käyttäjähallinnoinnin tukena. Voit esimerkiksi hakea ohjelmistosta tiedot kaikista myyjä-roolissa toimivista ja tarkistaa, mikä näiden henkilöiden koulutusten tilanne on. Lisäksi ihannetilanteessa voit näiden taustatietojen perusteella lisätä käyttäjiä kursseille (esimerkiksi kaikki myyjä-roolissa toimivat NLP-kurssille - tai myynnin etiikka -kurssille).


Kun kursseille on mahdollista myös lisätä taustatietoja ("myynti", "hyvinvointi", "hyvä hallintotapa", "GDPR"), näitä taustatietoja voi myöhemmin käyttää sekä oppimispolkujen rakentamiseen että siihen, että oppijat löytävät tietyn aiheen kurssit helposti.


Koska jokaisen käyttäjän ei ole tarpeen voida tehdä ohjelmistossa kaikkea, on hyödyllistä, jos käyttäjätasot on jaettu käyttöoikeuksien perusteella esimerkiksi kolmeen: oppijat, kouluttajat ja hallinnoijat. Tällöin oppijoilla on pääsy omiin kursseihinsa ja omiin tietoihinsa, kouluttajilla pääsy rakentamilleen kursseille ja näiden oppijoiden tietoihin ja vastaavasti hallinnoijilla pääsy kaikkialle.


Mahdollisuus lähettää oppijoille viestejä oppimisympäristön kautta on mielestäni aliarvostettu ja erittäin tärkeä ominaisuus. Luo yhdenmukaisen ja sulavan vaikutelman, kun kaikki oppimiseen liittyvä viestintä saapuu samasta osoitteesta, eikä tietoa tarvitse etsiskellä esimerkiksi kouluttajan nimellä eri sähköpostiosoitteiden takaa. Lisäksi tämä on tietoturva-asia: Kun henkilötiedot pysyvät ohjelmistossa, eikä niitä tarvitse copy-pastailla erikseen sähköpostiohjelmistoon, elämä on parempaa.


Osaamisten päivittyminen automaattisesti oppijoille kurssien suorittamisen jälkeen... Tässähän lähennytään jo henkilöstöanalytiikkaa ja osaamisen johtamisen työkaluja, eikö vaan? Ehdottoman hyödyllinen ominaisuus! Edellytyksenä tälle ominaisuudelle on tietysti se, että oppimisympäristössä on mahdollista määritellä osaamisia ja että nämä osaamiset voidaan lisätä kurssien ja oppijoiden taustatietoihin.


Kategoria: kouluttajakäyttäjän työkalut


Kouluttajakäyttäjän työkalut on vähän epämääräinen kategoria, mutta en tähän hätään keksinyt tälle parempaakaan nimitystä. Kategorian tarkoitus aukeaa ominaisuuslistauksen avulla:

  • sisällön saatavuuden rajaaminen ajallisesti

  • brändäys ja white labelling

  • oppimispolut

  • loogiset ehdot tehtävissä tai kursseissa tai oppimispoluissa

  • kysymyspankit

  • kurssitodistukset

  • oppimisympäristön valikot usealla eri kielellä

  • koulutuskalenteri sisäänrakennettuna


Kyse on ominaisuuksista, jotka edelleen helpottavat nimenomaan kouluttajakäyttäjän ja hallinnoijan elämää. Käydään ominaisuudet jälleen läpi yksi kerrallaan.


Sisällön saatavuuden rajaaminen ajallisesti tarkoittaa sitä, että voit ajastaa kurssin saatavuuden perustuen siihen, koska oppija on kurssille tullut. Jos oppija on ostanut kurssin, on hyvä jos pystyt määrittelemään, että oppijalla on pääsy kurssille esimerkiksi 30 tai 45 päivän ajan. Vastaavasti voit organisaatiossa avata code of conduct -koulutuksen läpikäymiseen aikaikkunan, vaikkapa 30 päivää, jona aikana jokaisen on koulutus käytävä läpi. Avainsanoja tässä ominaisuudessa ovat ajastaminen ja automatisointi: kätesi ja muistikapasiteettisi vapautuvat muuhun käyttöön.


Brändäys tarkoittaa sitä, että pystyt muokkaamaan oppimisympäristöstä teidän firman näköisen. Värit, fontit, logo, ainakin nämä olisi hyvä pystyä muokkaamaan itse. Parasta on, jos muokkaaminen onnistuu ilman css-osaamista!


White labelling tarkoittaa sitä, että ohjelmisto näyttää teidän firmalta eikä siinä näy oppimisympäristön palveluntarjoajan tai kolmansien osapuolten logoja tai tietoja (esimerkiksi "service provided by LMS Oy" ei kuulu white labellingiin). Usein ohjelmistojen palveluntarjoajat sallivat white labellingin, mutta se on mahdollista vasta melko kalliilla käyttäjätasolla.


Oppimispolut ovat osittain osa oppiva organisaatio -ajattelua ja osittain osa mikro-oppimisteemaa. Oppimispolkujen avulla pienemmistä sisällöistä on mahdollista rakentaa monipuolisia, vaihtelevia kokonaisuuksia erilaisilla yhdistelmillä. Oppimispolku-mahdollisuus helpottaa erilaisten oppimiskokonaisuuksien hallinnointia ja tarjoamista ja tekee oppimisesta kyllä myös joustavampaa ja mielenkiintoisempaa oppijalle. Ja jos oppimispolkuihin tai kursseihin on mahdollista yhdistää loogisia ehtoja (kaikki myyjät ovat automaattisesti mukana myyjät -oppimispolulla ja jos kolmannellakaan kerralla oppimispolun kolmannen kurssin osaamistestistä ei pääse läpi, päätyy automaattisesti hieman eri tavalla toteutetulle myyntiin liittyvälle oppimispolulle, jonka läpäistyään palaa jälleen takaisin myyjien perusoppimispolulle).


Loogiset ehdot ovat kerta kaikkiaan hyödyllisiä! Myös tehtävissä niitä on hyvä voida hyödyntää. Mietitään esimerkiksi vaikkapa jonkin kurssin osaamistestiä, jonka läpäiseminen on edellytyksenä jollekin asialle. Jos osaamistestistä ei pääse läpi, pääseekin tekemään lisää harjoitustehtäviä, suorittamaan kertauskurssin ja sen jälkeen voi jälleen kokeilla osaamistestiä. Tai jos vastaa joihinkin tehtäväkysymyksiin jollakin tietyllä tavalla, etenee eri tavoin kuin jollakin toisella vastausprofiililla olisi edennyt). Loogisia ehtoja voi hyödyntää myös, jos käyttäjien on mahdollista rekisteröityä oppimisympäristöön itse. Tällöin käyttäjät voidaan automaattisesti lisätä tiettyihin ryhmiin ja tietyille oppimispoluille perustuen esimerkiksi heidän sähköpostiosoitteensa domainiin (@yhtraining.fi).


Kysymyspankit ovat yksi omista suosikeistani. Kysymyspankkeja voi hyödyntää sekä reflektiotyyppisissä kysymyksissä että osaamisen testaamisessa. Ajatuksena on, että sinulla on iso määrä kysymyksiä varastossa, ja tästä varastosta voit esimerkiksi satunnaistaen valita tiettyyn kohtaan kurssia 5 tai 10 kysymystä. Jos oppijan on tarkoitus päästä testaamaan osaamistaan oikeasti, on mahtavaa, että hän saa joka kerta näkyvilleen (todennäköisyyden lainalaisuudet huomioiden) hieman eri kysymykset. Lisäksi kysymyspankit mahdollistavat oppimissisältöjen luomisen yhdessä organisaation sisäisesti: substanssiosaajat voivat tuottaa kysymykset kouluttajakäyttäjille, jotka puolestaan rakentavat kysymyspankit verkko-oppimisympäristöön.


Kurssitodistukset ovat joissain tilanteissa tärkeitä ja toisissa tilanteissa "nice to have" -ominaisuus. Toiset oppijoista kaipaavat konkretiaa koulutusten suorittamisesta. Tällöin on hienoa, jos heille voidaan tarjota mahdollisuus vaikkapa tulostaa kurssitodistus suoraan ohjelmistosta. Myös, jos kurssi on ostettu ja sen opiskelu oikeuttaa jonkin nimikkeen käyttämiseen, on tärkeää, että kurssitodistuksen saaminen järjestelmästä on mahdollista. Kun kurssitodistus on mahdollista saada suoraan järjestelmästä, se vapauttaa kouluttajakäyttäjän ja hallinnoijan aikaa.


Oppimisympäristön valikot useilla eri kielillä on tärkeä ominaisuus niille tahoille, joilla on monikielisiä käyttäjiä. Tämä on organisaatioiden sisäisessä käytössä tärkeää, ja erittäin tärkeää huomioida myös koulutusliiketoiminnassa. Ei ole kiva rakentaa koulutuskokonaisuutta brändäyksineen verkko-oppimisympäristöön ja päätyä huomaamaan, että mikäli sivuston haluaa toteuttaa toisellakin kielellä, se vaatii toisen lisenssin ja pahimmillaan kokonaan toisen domainin...


Koulutuskalenteri sisäänrakennettuna on jälleen kädenojennus laajempaan oppiva organisaatio -ajatteluun. Kun kaikki koulutukset, toteutusmuodosta riippumatta, löytyvät koulutuskalenterista ja näkyvät kaikille oppijoille, on helppoa pysyä kärryillä siitä, mitä koulutuksia milloinkin on tarjolla ja myös päästä ilmoittautumaan haluamiinsa koulutuksiin. Parhaassa tapauksessa koulutuskalenteri on integroitu Teamsiin, Zoomiin tai muuhun etätapaamissovellukseen, jolloin koulutuskalenterin kautta pääsee paitsi verkkokursseille myös etäkoulutuksiin.


 

Tämä oli ensimmäinen verkko-oppimisympäristöjen ominaisuuslistauksia käsittelevä blogiteksti useiden tekstien sarjassa. Seuraavassa tekstissä käsitellään kategoriat oppimisanalytiikka, kurssien sisältövaihtoehdot ja vuorovaikutteiset elementit.


Toivottavasti sait tekstistä lisää tietoa ja siitä oli sinulle hyötyä!


Muistathan, että jos kaipaat apua verkko-oppimiseen liittyviin asioihin, voit aina ottaa yhteyttä minuun joko sähköpostitse (kaisa@yhtraining.fi) tai puhelimitse (044 970 2058) tai varata maksuttoman verkkokurssisparrauksen suoraan kalenteristani (linkki ajanvaraukseen, aukeaa uuteen välilehteen).


Iloa päivääsi!

Comments


bottom of page