Verkko-oppimisympäristön valinta ei ole "vain" verkko-oppimisympäristön valintaa ja käyttöönottoa samoin kuin ERP:in valinta ja käyttöönotto ei ole "vain" ohjelmiston valintaa ja käyttöönottoa. Nimittäin, kun ohjelmisto on tarkoitettu koko organisaation käyttöön JA sen tarkoitus on jollain tavalla tukea yrityksen liiketoimintaa tai organisaation muuta tarkoitusta, kaikki alkaa vaikuttaa kaikkeen, tämän kaiken ollessa esimerkiksi:
strategia
vastuut
prosessit
vuorovaikutusketjut ja -verkostot
organisaation systeemiset rakenteet
organisaatiokulttuuri.
Tämän vuoksi, olit sitten etsimässä verkko-oppimisympäristöä tilanteessa, jossa vastaavaa ratkaisua ei teillä vielä ole käytössä, tai korvaamassa nykyistä järjestelmää uudella, pysähdy hetkeksi miettimään kokonaistilannettanne.
Verkko-oppimisympäristö parhaimmillaan tukee organisaation ketterää oppimista ja osaamisen johtamista. Se voi olla strateginen työkalu.
Ohjelmiston valintaprosessi
Valitse verkko-oppimisympäristö (tai mikä tahansa organisaation toiminnan kannalta tärkeä ohjelmisto) näin:
Askel: Kirkasta tavoite.
Mieti tai selvitä isommalla porukalla, mitä haluatte ohjelmistohankinnalla saada aikaan. Haluatteko ehkä tukea organisaation jäsenten jatkuvaa oppimista ja osaamisen kehittämistä? Tai lisätä näkyvyyttä organisaation osaamisiin? Tai lisätä kasvavan osaamisen avulla liikevaihtoa tai parantaa markkina-asemaanne? Kenties tavoitella täysin uusia markkina-alueita? Vai onko tavoitteena kustannustehokkuus: luokkahuonekoulutusten ja työaikajärjestelyiden tarpeen vähentäminen ja "tukifunktioiden" koulutusten järjestämiseen ja hallinnointiin käyttämän ajan minimointi?
Mieti myös, mistä tiedätte saavuttaneenne tavoitteen. Miltä onnistuminen näyttää?
Askel: Prosessit.
Ovatko ohjelmiston käyttöön liittyvät prosessit kunnossa? Pitääkö niitä kehittää, rakentaa alusta alkaen tai ehkä muuttaa?
Pelkkä ohjelmisto ei autuaaksi tee. Jos ohjelmiston käytön tueksi ei ole olemassa prosessia, jonka avulla ohjelmisto tulee osaksi organisaation ohjelmisto- ja toimintaympäristön ekosysteemiä, hankinta osoittautuu pian enemmän taakaksi kuin pelastukseksi.
Esimerkkejä verkko-oppimisympäristöön liittyvien prosessien hahmottamisesta:
Kuka määrittää koulutustarpeet ja koulutusten tavoitteet?
Onko koulutussisältöihin tarpeen liittää tietoa osaamisista?
(Onko osaamismatriisi ja suunnitelma osaamisten näkyväksi tekemisestä jo olemassa, entä miten tämä pidetään yllä?)
Miten kurssi- ja koulutussisällöt luodaan?
Kuka vastaa sisällöistä?
Miten niitä halutaan päivittää ja ylläpitää?
Millaisia sisältöjen iteraatioprosesseja tarvitaan?
Miten käyttäjähallinta tulee toimimaan?
Miten ilmoittautumiset tai koulutusten näkyvyys halutaan hallinnoida?
Miten koulutusten vaikuttavuutta todennetaan vai todennetaanko?
Miten koulutustavoitteiden täyttymistä seurataan ja arvioidaan?
Askel: Sidosryhmät.
Erittäin tärkeä vaihe ohjelmistohankinnassa on ensinnäkin selvittää, mitkä ovat ohjelmistohankintaan liittyvät sidosryhmät ja millaisia eri käyttäjäryhmiä ja rooleja ohjelmistoon liittyen tulee olemaan. Kun sidos- ja käyttäjäryhmistä on käsitys, seuraavaksi nämä ryhmät tulee osallistaa hankintaan selvittämällä kuhunkin ryhmään tai rooliin liittyvät tarpeet.
Esimerkiksi, kouluttajakäyttäjän tarpeet ohjelmistolle ovat erilaiset kuin admin-käyttäjän tai HR:n edustajan ja nämä tarpeet poikkeavat oppijakäyttäjän tai tiiminvetäjän tarpeista.
Yksinkertaisimmillaan voit sidosryhmien kartoittamisen jälkeen toimittaa jokaisen ryhmän muutamalle edustajalle kyselyn, joka koostuu avoimista kysymyksistä ja asteikollisista kysymyksistä. Voit aloittaa työn kysymällä avoimilla kysymyksillä vaikkapa: "Kun alat suunnitella kurssia, millaisia toiminnallisuuksia kaipaisit ohjelmistolta tämän kurssisuunnittelun tueksi? Miten haluaisit ohjelmistoa hyödyntää suunnitteluvaiheessa?" Asteikollisia kysymyksiä voit hyödyntää selvittämällä vastaajien näkemyksiä kunkin vaiheen tai toiminnallisuuden tärkeydestä.
Askel. Ominaisuuslistaus.
Näistä avoimista ja asteikollisista kysymyksistä saat rakennettua ohjelmiston toivottujen ominaisuuksien ominaisuuslistauksen. Lista kannattaa vielä pyöräyttää muutaman eri kohderyhmien edustajan nähtävillä ja mahdollisesti myös organisaation IT-toimintojen edustajan pöydällä. Ominaisuuslistalle muuten sitten kuuluvat, elleivät ne sinne jo päätyneet, GDPR ja WCAG2.1 A- tai AA-taso.
Askel. Kartoitus ja kontaktointi.
Nyt on aika tehdä mahdollisimman laaja selvitystyö sen osalta, mitä eri markkinatoimijoita on ylipäätään olemassa. Googlen hakutulosten lisäksi kannattaa käydä läpi esimerkiksi G2 ja Capterra -listaukset ja vaikkapa konsultoida tekoälyä aiheen tiimoilta. Saatavilla on myös paljon erilaisia ohjelmistoja arvioivia listauksia, jotka löytyvät Googlen avulla.
Toimita laatimasi ominaisuuslistaus kyselylomakkeen muodossa haluamillesi palveluntarjoajille.
Tähän ja aiempiin vaiheisiin on saatavilla apua: valmis prosessi tai avaimet käteen -palvelu. Tarvittaessa saat myös valmiin listan (n=100-140) kontaktoitavista palveluntarjoajista.
Askel. Tulosten läpikäynti.
Arvioi saamasi vastaukset puhtaasti kvantitatiivisesti, raakapisteiden perusteella. Eniten pisteitä saaneet (eli ne, joiden ohjelmisto täyttää suurimman osan tarpeistanne) ovat todennäköisesti teitä eniten kiinnostavia. Pyydä nämä parhaat palveluntarjoajat tapaamiseen, jossa sinulle esitellään ohjelmistoa käytännössä. Arvioi ohjelmistojen käytettävyyttä demotapaamisten perusteella.
Askel. Koekäyttö.
Älä tee valintaa vielä, vaan valitse muutama demojen ja raakapisteiden perusteella paras ohjelmisto riittävän laajaan koekäyttöön. Parasta olisi, jos saisit koekäyttötyöryhmään mukaan jokaisen käyttäjäryhmän edustajan. Laadi näille käyttäjäryhmille riittävän yksiselitteinen arviointimatriisi koekäytön tueksi.
Askel. Tee hankinta.
Nyt on aika tehdä hankintapäätös. Hommahan ei lopu tähän, vaan tässä vaiheessa aloitat tiiviin yhteistyön ohjelmiston palveluntarjoajan kanssa käyttöönottoprojektin tiimoilta. Sinun tehtäväsi on tukea organisaatiota ohjelmiston käyttöönotossa ja varmistaa esimerkiksi, että olemassa olevat prosessit tukevat ohjelmiston käyttöä ja toisin päin.
Apua on saatavana.
Yllä kuvattu ohjelmiston valintaprosessi saattaa vaikuttaa raskaalta, mutta sen käyttöön on vahvat perusteet. Käyttämällä riittävästi aikaa ohjelmiston valintaan varmistat, että teille löytyy kerralla juuri sopiva ohjelmisto ja että vältätte kalliit ja turhauttavat virhehankinnat.
Jos haluat apua ohjelmistovalintaan, sitä on tarjolla. YH Training auttaa sekä konsultoimalla valinnan eri vaiheissa että tarvittaessa koko valintaprosessin osalta. Asiakkaat, joille olemme tähän mennessä toteuttaneet ohjelmistovalintaprojekteja, edustavat yksityistä ja julkista sektoria ja mukana on sekä pk-yrityksiä että suuryrityksiä.
Loppuun pakollinen muistutus:
YH Training Oy ei saa minkään ohjelmiston suosittelusta taloudellista tai muuta hyötyä. Ohjelmistovalintaprojektit toteutetaan objektiivisesti asiakkaan tarpeiden mukaisesti. YH Training on nyt ja tulevaisuudessa palveluntarjoajista riippumaton toimija, jonka eettisyyteen voit luottaa.
Comments